BẢO MẬT THÔNG TIN DOANH NGHIỆP: NHỮNG BIỆN PHÁP CẦN THIẾT KHI NHÂN VIÊN NGHỈ VIỆC
Các doanh nghiệp cần có những biện pháp bảo mật chặt chẽ để đảm bảo rằng không có thông tin quan trọng nào bị rò rỉ hoặc bị lạm dụng. Dưới đây là một số biện pháp quan trọng giúp bảo mật thông tin doanh nghiệp khi nhân viên nghỉ việc.
QUY TRÌNH BẢO MẬT KHI BẮT ĐẦU TUYỂN DỤNG
Bảo mật thông tin của doanh nghiệp cần được chú trọng ngay từ quá trình bắt đầu tuyển dụng nhân viên. Trước khi nhân viên bắt đầu công việc, các công ty nên yêu cầu họ ký kết các thỏa thuận bảo mật (NDA - Non-Disclosure Agreement). Điều này giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và nghĩa vụ của nhân viên trong việc bảo mật thông tin của công ty trong suốt thời gian làm việc và cả sau khi họ nghỉ việc.
KIỂM SOÁT QUYỀN TRUY CẬP
Một trong những biện pháp quan trọng nhất để bảo mật thông tin là kiểm soát quyền truy cập hệ thống và dữ liệu của doanh nghiệp. Trước khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp cần phải rà soát lại quyền truy cập của họ vào các hệ thống nội bộ. Điều này bao gồm việc:
Gỡ quyền truy cập: Đảm bảo nhân viên không còn quyền truy cập vào các tài khoản hệ thống, email công ty, cơ sở dữ liệu, phần mềm quản lý hay các tài nguyên quan trọng khác sau khi họ nghỉ việc.
Thay đổi mật khẩu: Đối với các tài khoản hệ thống quan trọng, thay đổi mật khẩu ngay lập tức là một biện pháp cần thiết để ngăn ngừa việc truy cập trái phép.
Việc kiểm soát quyền truy cập nên được thực hiện ngay từ khi nhân viên bắt đầu làm việc và được duy trì xuyên suốt thời gian làm việc cho đến khi họ nghỉ việc.
THU HỒI TÀI SẢN VÀ THIẾT BỊ LIÊN QUAN
Khi nhân viên nghỉ việc, công ty cần thu hồi tất cả các thiết bị, tài sản của công ty mà nhân viên đang sử dụng, bảo gồm:
+ Máy tính xách tay, điện thoại di động, thiết bị lưu trữ ngoài (USB, ổ cứng ngoài).
+ Thẻ truy cập, thẻ ID và các thiết bị bảo mật khác.
KIỂM TRA VÀ GIÁM SÁT DỮ LIỆU
Xem xét những truy cập bất thường: Liệu nhân viên có sao chép, gửi email, tải lên đám mây hay chia sẻ dữ liệu quan trọng trước khi rời công ty không?
Kiểm tra hệ thống: Tiến hành kiểm tra các log hệ thống và báo cáo từ phần mềm bảo mật để phát hiện bất kỳ dấu hiệu xâm nhập nào.
Kiểm tra lịch sử truy cập và hoạt động của nhân viên trên hệ thống trước khi nghỉ để phát hiện bất kỳ hành vi sao chép hoặc chuyển dữ liệu bất thường nào.
ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN VỀ BẢO MẬT THÔNG TIN
Tổ chức buổi phỏng vấn nghỉ việc (exit interview) để nhắc nhở về chính sách bảo mật và thu thập thông tin về cách nhân viên xử lý dữ liệu công ty.
Đào tạo nhân viên về trách nhiệm bảo vệ thông tin trước và trong quá trình làm việc để giảm thiểu rủi ro khi nghỉ.
LẬP KẾ HOẠCH BẢO VỆ THÔNG TIN SAU KHI NHÂN VIÊN RỜI CÔNG TY
Ngoài các biện pháp ngay lập tức, doanh nghiệp cần có một kế hoạch dài hạn để bảo vệ thông tin sau khi nhân viên nghỉ việc. Điều này bao gồm việc theo dõi các hành động của nhân viên sau khi họ rời công ty (nếu có bất kỳ hành vi mạo phạm nào) và luôn giữ liên hệ với các bên liên quan để đảm bảo thông tin quan trọng không bị lạm dụng.
KẾT LUẬN
Bảo mật thông tin doanh nghiệp khi nhân viên nghỉ việc là một yếu tố cực kỳ quan trọng đối với sự an toàn và phát triển lâu dài của công ty. Việc thực hiện các biện pháp bảo vệ chặt chẽ không chỉ giúp tránh rủi ro từ việc rò rỉ dữ liệu mà còn đảm bảo rằng công ty không bị thiệt hại về mặt tài chính và uy tín. Các doanh nghiệp cần nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của vấn đề này và đầu tư thích đáng vào các biện pháp bảo mật, từ việc kiểm soát quyền truy cập, thu hồi tài sản, đến việc đào tạo nhân viên và duy trì các thỏa thuận pháp lý chặt chẽ.
