Trong lĩnh vực nhân sự, hầu hết chúng ta đều biết “payroll là gì”. Đây là thuật ngữ không còn quá xa lạ, dùng để chỉ lương, yếu tố thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy vậy, không phải ai thuộc bộ phận quản lý nhân sự cũng am hiểu rõ ràng, tường tận về bảng lương, cũng như cách xây dựng bảng lương chuẩn và chính xác.
Hơn thế nữa, nhiều khi người làm hành chính – nhân sự còn có những sai sót không đáng nhưng lại làm giảm năng suất, hiệu quả làm việc của người lao động. Vì thế, để cung cấp môi trường làm việc thoải mái, công bằng cho nhân viên, doanh nghiệp cần nắm thật chắc “payroll là gì”, kết hợp tuân thủ các quy định pháp luật về chính sách, chế độ, và thiết kế những giải pháp thật phù hợp về mặt nhân sự và lương.
Hiện nay, có rất nhiều cách giải thích khái niệm payroll, một thuật ngữ tiếng Anh dùng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. Payroll trong tiếng Việt có thể mang nghĩa bảng lương, sổ lương, tổng quỹ lương,…Tuy nhiên, định nghĩa thông dụng nhất của payroll vẫn là bảng lương. Một bảng lương đầy đủ, chính xác nhất định phải có những thông tin cơ bản sau:
Tóm lại, để trả lời cho câu hỏi “payroll là gì”, chúng ta chỉ cần một cách đơn giản, đó là tất cả những gì liên quan đến lương thì đều có thể dùng thuật ngữ “payroll”.
Payroll tax là thuế quỹ lương do người sử dụng lao động giữ lại một phần tiền lương của nhân viên để đóng cho chính phủ thay nhân viên. Payroll tax (thuế quỹ lương) được tính toán dựa vào mức lương, tiền công của người lao động, tùy theo vị trí, cấp bậc
Payroll được đánh giá là công cụ có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, nhân viên và cơ quan nhà nước. Payroll không chỉ tập trung vào lương, mà còn mang lại nhiều giá trị thước đo về hiệu suất nhân viên, cũng như là cơ sở để nhân viên khiếu nại khi phát hiện sự sai sót trong quá trình nhận lương thưởng. Một bảng lương chuẩn chỉnh sẽ bao gồm các chức năng sau:
Muốn xây dựng payroll (bảng lương) chính xác, doanh nghiệp cần căn cứ vào những yếu tố khác nhau, ví dụ như quy chế lương, mức lương trung bình, mức lương tối thiểu theo vùng,…Ngoài ra, bảng chấm công và kết quả kinh doanh, hiệu năng công việc cũng giữ vai trò không thể thiếu để làm ra một bảng lương chuẩn chỉnh. Bên cạnh về khái niệm Payroll là gì, mời các bạn cùng tham khảo những căn cứ để xây dựng được một bảng lương (Payroll) hiệu quả và chuyên nghiệp.
Quy chế lương được thể hiện dưới hình thức văn bản gồm các vấn đề liên quan đến lương và các khoản tiền chi cho người lao động để hạn chế các trường hợp tranh chấp trong doanh nghiệp.
Nội dung quy chế lương gồm những thông tin cơ bản như: tên chức danh, thưởng doanh số, quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng với các cấp và vị trí, công thức tính lương, chế độ BHXH, BHYT,…
Mức lương tối thiểu vùng là dữ liệu vô cùng cần thiết để hình thành bảng lương tại bất kỳ một doanh nghiệp nào. Kể từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu vùng được quy định rõ ràng trong Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:
Các doanh nghiệp dựa vào mức lương tối thiểu vùng để điều chỉnh mức lương phù hợp với tài chính công ty, đồng thời đảm bảo tuân thủ nguyên tắc pháp luật. Bên cạnh đó, quy định đã chỉ rõ, những người lao động làm công việc yêu cầu đào tạo nghề bài bản thì doanh nghiệp cần trả cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
Đa số các công ty xây dựng mức lương thực tế cao hơn nhiều lần so với mức lương tối thiểu vùng. Thông thường, mức lương trung bình sẽ được thỏa thuận giữa người lao động và người thuê lao động, dựa vào kinh nghiệm, năng lực, yêu cầu của vị trí tuyển dụng và mặt bằng lương của vị trí đó trên thị trường lao động.
Khoản trích theo lương phổ biến nhất thuộc về BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn. Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đóng 23.5% tổng chi phí, còn người lao động sẽ phải trích 10.5% số lương để hoàn thành cùng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, công ty cũng có các chính sách về lương, trợ cấp, phụ cấp tùy theo vị trí, nhóm ngành theo quy định Bộ Luật Lao động để hỗ trợ cho người lao động có cuộc sống đầy đủ, tập trung phát triển và cống hiến cho công ty.
Bảng chấm công được xây dựng để tính lương hàng tháng, dựa vào số ngày công để bảng lương. Qua bảng chấm công, chúng ta thấy rõ ràng số công thực tế của nhân viên, số ngày phép, số ngày công tác,…từ đó tính toán chính xác hơn các khoản thu nhập mỗi kỳ của người lao động.
Trong quá trình thực hiện tính toán payroll, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Bạn thử tưởng tượng, một công ty có hàng trăm, hàng nghìn nhân viên, nhưng bộ phận nhân sự chỉ có 2-3 người thì liệu họ có thể hoàn thiện payroll chính xác 100%. Hiểu rõ được Payroll là gì thì nhất định bạn cần phải biết các vấn đề và cách giải quyết sau đây.
Giữa thời đại thông tin công nghệ 4.0, chúng ta có thể tìm kiếm, sưu tầm các mẫu bảng lương cá nhân khác nhau. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng bảng phù hợp. Hơn thế nữa, trong quá trình triển khai các chính sách liên quan đến payroll, nhân sự mới hoặc chưa đủ kinh nghiệm dễ gặp lỗi hơn những nhân sự lâu năm, thâm chí khi phải tính toán payroll cho quá nhiều nhân viên, hầu hết chúng ta cũng sẽ mắc phải một trong những lỗi sau:
Để giải quyết những vấn đề cơ bản về payroll, doanh nghiệp nên đầu tư thời gian, nguồn lực tương xứng với mục đích thiết lập lại quy chế lương thưởng rõ ràng ngay từ đầu. Nếu như doanh nghiệp không đủ điều kiện để chi trả cho cả một bộ máy quản lý nhân sự chất lượng, hoặc đang cần tập trung sang kinh doanh thay vì nhân sự, thì có thể tính đến phương án thuê ngoài các giải pháp payroll của những đơn vị chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Có phải sau khi đã hiểu rõ khái niệm Payroll là gì các bạn sẽ có thắc mắc về những giải pháp mà Payroll đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp phải không?. Từng doanh nghiệp khác nhau, sẽ có những yêu cầu khác nhau với việc quản lý nhân sự và tiền lương. Chấm công, tính lương, xây dựng chính sách đãi ngộ thưởng phạt phức tạp hay đơn giản phụ thuộc chặt chẽ vào quy mô, tiềm lực tài chính và phương hướng phát triển của doanh nghiệp.
Rất nhiều công ty muốn tập trung chất lượng cho bộ máy quản lý nhân sự, nhưng một số công ty lại không muốn mất thời gian và kinh phí để bồi dưỡng, mở rộng bộ phận này nên họ chọn phương án outsource (thuê ngoài). Bên cạnh đó, có những doanh nghiệp tích hợp thêm công nghệ để làm cho quá trình giám sát lương thưởng được dễ dàng và tối ưu hơn.
Vậy có bao giờ bạn nghĩ tới việc sẽ thuê ngoài dịch vụ payroll chuyên nghiệp, kết hợp giữa yếu tố con người và công nghệ, nhân đôi hiệu quả và độ chính xác khi triển khai các vấn đề liên quan đến lương cho nhân viên của mình? Loại hình dịch vụ này đã giúp rất nhiều doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời đang dần trở thành xu hướng ưa chuộng tại thị trường Việt Nam.
